Você tem dificuldades em perceber a diferença entre factura e recibo e factura-recibo? Se sim, então fique tranquilo e continue lendo atentamente este conteúdo que já esclareço tudo para você.
Factura e recibo apesar de serem documentos diferentes, possuem algumas semelhanças, que dão origem às dúvidas sobre as diferenças entre os dois, e em que momento é usado um ao invés do outro.
Tratam-se de dois documentos comerciais, ambos incluírem detalhes sobre o comprador e vendedor e ambos são instrumentos legalmente inegociáveis.
Entretanto, para percebermos a diferença entre esses dois documentos é preciso antes sabermos um pouco mais sobre cada um deles.
Factura
O que é uma factura?
Uma factura nada mais é do que um documento emitido pelo vendedor onde se encontram apresentadas as condições gerais da transacção, bem como o cálculo do valor a pagar por parte do comprador pelo produto ou serviço prestado.
A factura é um documento de valor contabilístico, assim como as notas de crédito, notas de débito, factura electrónica e factura-Recibo… sobre este último abordaremos mais à frente.
Para o comprador, a fatura serve para justificar a aquisição de um produto ou serviço a ele prestado. Por exemplo, quando você realiza uma compra em um supermercado, a factura que lhe é emitida serve para apresentar os detalhes daquela compra, como a designação do produto, a data da compra, os impostos aplicados, bem como o total do valor a pagar.
Uma factura deve sempre conter informações importantes como:
- Data de emissão;
- Número de factura;
- NIF do vendedor;
- Nome do vendedor;
- Nome ou denominação social do comprador;
- Designação e quantidade de bens/serviços;
- NIF do comprador;
- Valor da prestação de serviços/venda de bens;
- Taxas aplicáveis;
- Montante de IVA liquidado…
Nota 1 – No caso de produtos isentos de IVA é necessário mencionar na factura o motivo que justifique a não aplicação do imposto.
Nota 2 – Apesar da ignorância de muitas empresas ao passar a factura para seus clientes, a emissão de factura é obrigatória para todas as transmissões de bens e prestações de serviços em qualquer que seja o setor de atividade em causa, e isso mesmo que o comprador não solicite.
As empresas, no momento de efectuar a factura (manualmente em impressos de tipografias autorizadas ou em documentos processados por computador), devem cumprir com os critérios para emissão das facturas através de programas informáticos certificados.
Recibo
O que é um recibo?
O recibo é documento preparado pelo fornecedor (ou vendedor) que serve para actuar como prova de que o pagamento por mercadorias foi feito pelo cliente, em outras palavras, o recibo comprova que o cliente lhe pagou a totalidade dos produtos ou serviços adquiridos.
Este documento deve ser apenas emitido no momento em que efetivamente o vendedor receber o dinheiro dos seus clientes.
Note que, diferente da factura, o recibo nem sempre é um documento obrigatório a ser emitido pelo vendedor, pressupondo que exista uma forma alternativa de comprovar o pagamento. Actualmente, os pagamentos por Transferência Bancária, por ATM ou por cheque acionam de imediato o respetivo documento que comprova o pagamento. O mesmo, contudo, não se aplica a pagamentos em numerário, que necessitam da emissão de recibo.
Um recibo deve conter detalhes importantes como:
- Data da transação;
- Quantidade;
- Preço unitário;
- Número de recibo;
- Dados do comprador;
- Dados do vendedor;
- Desconto;
- Impostos;
- Valor total pago;
- Modo de pagamento.
Quais as semelhanças entre factura e recibo?
É preciso ter noção que estes dois documentos possuem semelhanças, mas são para propósitos diferentes. Estes documentos são semelhantes pois ambos:
- São documentos comerciais;
- Fazem parte do ciclo de compra;
- Contêm detalhes sobre comprador e vendedor;
- São instrumentos legalmente inegociáveis.
Mais abaixo entenderemos a diferença entre factura e recibo, por enquanto vamos entender o que é uma factura-recibo e para que serve.
Factura-recibo
O que é uma factura-recibo?
A ideia que se tem logo após a leitura do nome deste documento é que junta a factura e o recibo em um único documento, e não está errado. A factura-recibo é um documento final, entregue após a transação financeira, onde se comprova o pagamento do produto ou serviço prestado.
Entretanto, este documento evita a emissão da factura e o recibo de forma separada, pois, normalmente a factura é emitida primeiro e, após o pagamento, segue o recibo. Porém, a factura-recibo serve para juntar os dois e torná-los num único documento quando o pagamento é realizado na mesma data em que a factura é emitida.
Resumindo: Qual a diferença entre factura e recibo e factura-recibo
Para ficar mais claro, resumimos a diferença entre todos esses documentos abaixo:
- A factura é um documento emitido obrigatoriamente pelo vendedor ao comprador no momento da aquisição de bens e serviços, serve para incluir detalhes da compra, como o produto, a quantidade, e o total do valor a ser pago pelo comprador.
- Já o recibo serve para comprovar que o pagamento dos produtos e serviços referidos na factura foi efectuado. É um documento que deve ser emitido somente após o vendedor receber o pagamento de seus clientes, e nem sempre é obrigatório.
- A factura-recibo junta os dois documentos e deve ser emitido apenas quando a data da factura e do pagamento forem as mesmas, eliminando a necessidade de ser emitida uma factura e posteriormente um recibo.
