7 Dicas para organizar seu escritório e aumentar sua produtividade

Você sabia que a organização do seu escritório pode influenciar diretamente na sua produtividade?

SIM! Um ambiente limpo e arrumado pode facilitar o seu trabalho, evitar distrações e estresse, e até mesmo melhorar a sua criatividade. Por outro lado, um escritório bagunçado, sujo e desorganizado pode atrapalhar o seu desempenho, causar perda de tempo e frustração.

Se você quer saber como organizar o seu escritório de forma prática e eficiente, confira as dicas que separei para você neste artigo. Elas vão te ajudar a otimizar o seu espaço, manter a ordem e o conforto, e consequentemente aumentar a sua produtividade. Confira:

1. Mantenha apenas o essencial sobre as mesas

A primeira dica é simples, mas muito importante: mantenha apenas o essencial sobre as mesas. Evite acumular objetos que não são necessários para o seu trabalho diário, como blocos de notas, canetas coloridas, lanchinhos, livros etc. Esses itens podem ocupar espaço, gerar confusão e desviar a sua atenção.

O ideal é ter sobre a mesa somente o que você usa com frequência, como o computador, o telefone, uma agenda, um porta-lápis e um porta-papel ou qualquer outra coisa que você ache necessário para a sua actividade diária no escritório. Você pode estar se questionando sobre onde colocar outros objetos.

É simples: para os demais objetos, use as gavetas ou outros móveis de apoio. Assim você mantém a sua mesa limpa, organizada e funcional.

2. Utilize prateleiras para organizar arquivos

Se você tem muitos documentos, pastas, livros ou outros materiais impressos que precisa guardar no seu escritório, uma boa solução é utilizar prateleiras. Elas permitem aproveitar melhor os espaços verticais das paredes e facilitam o acesso aos arquivos.

Você pode organizar os seus arquivos por ordem alfabética, por categoria ou por prioridade. O importante é ter um critério claro e seguir sempre o mesmo padrão. Além disso, use etiquetas para identificar os conteúdos das pastas ou caixas e agilizar a sua busca. Assim você não passa horas procurando por algum documento entre os milhares de documentos que armazena.

3. Organize os documentos periodicamente

Outra dica essencial para organizar o seu escritório é organizar os documentos periodicamente. Não adianta ter prateleiras ou gavetas se você não mantém a ordem dos seus papéis. Por isso, reserve um tempo na sua agenda para revisar os seus documentos e descartar os que não são mais necessários.

Você pode fazer isso semanalmente ou mensalmente, dependendo do volume de documentos que você recebe ou produz. O importante é não deixar acumular papéis sobre a mesa ou em outros lugares aleatórios. Assim você evita perder informações importantes ou gerar lixo desnecessário.

4. Invista em móveis de apoio

Se você precisa de mais espaço para guardar os seus objetos de trabalho no seu escritório, invista em móveis de apoio. Eles podem ser armários, estantes, nichos ou cestos que complementam as suas prateleiras ou gavetas.

Os móveis de apoio são úteis para armazenar itens que você não usa com tanta frequência ou que são maiores ou mais pesados. Por exemplo: materiais de limpeza, equipamentos eletrônicos, decorações sazonais etc.

Escolha móveis de apoio que combinem com o estilo do seu escritório e que sejam proporcionais ao tamanho do seu espaço. Não adianta comprar um armário enorme se ele vai atrapalhar a circulação ou a iluminação do ambiente, esse é apenas um exemplo que pode servir para outras coisas que você possa queira comprar.

5. Invista em iluminação

A iluminação é um fator que pode afetar diretamente a sua produtividade no escritório. Uma iluminação inadequada pode causar cansaço visual, dores de cabeça, sonolência e até depressão. Por isso, é fundamental investir em uma iluminação que seja adequada ao seu tipo de trabalho e ao seu espaço.

O ideal é aproveitar ao máximo a luz natural, que é mais saudável e econômica. Para isso, mantenha as janelas limpas e livres de obstáculos que possam bloquear a entrada de luz. Se possível, coloque a sua mesa próxima à janela, mas evite o reflexo direto do sol na tela do computador.

Além da luz natural, você também precisa de uma iluminação artificial que complemente o ambiente. Prefira lâmpadas de LED, que são mais eficientes e duráveis. Evite lâmpadas fluorescentes, que podem piscar e emitir ruídos. Use luminárias de mesa ou de teto para direcionar a luz para o seu local de trabalho e evitar sombras ou ofuscamentos.

6. Crie um espaço para descanso

Trabalhar sem parar pode parecer produtivo, mas na verdade é prejudicial para a sua saúde e para a qualidade do seu trabalho. Fazer pausas regulares é essencial para descansar a mente, o corpo e os olhos, além de recarregar as energias e estimular a criatividade.

Por isso, crie um espaço para descanso no seu escritório, onde você possa relaxar e se distrair por alguns minutos. Esse espaço pode ter sofás, almofadas, plantas, livros, jogos ou qualquer outra coisa que te faça bem. O importante é que seja um ambiente confortável e agradável, que te ajude a aliviar o estresse e a voltar ao trabalho com mais disposição.

7. Adote estratégias para melhorar a produtividade

Além de organizar o seu escritório, você também pode adotar estratégias para melhorar a sua produtividade no trabalho. Algumas delas são:

Redistribua as tarefas de acordo com as habilidades e prioridades de cada um;
Implemente tecnologias que automatizem atividades burocráticas e facilitem a comunicação;
Estabeleça metas diárias e acompanhe o seu progresso;
Conscientize-se sobre o uso da internet corporativa e evite distrações desnecessárias;
Motive-se com recompensas, feedbacks e reconhecimentos.

Seguindo essas dicas, você vai conseguir organizar o seu escritório e aumentar a sua produtividade de forma eficaz. Lembre-se de que um ambiente organizado reflete um estado de espírito organizado, e que isso faz toda a diferença na hora de trabalhar.

Espero que você tenha gostado deste artigo e que ele tenha sido útil para você. Se você quer saber mais sobre como melhorar o seu desempenho no trabalho, leia outros artigos relacionados aqui no blog.

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