O que faz um auxiliar administrativo?

O que faz um auxiliar administrativo? Está interessado em trabalhar como assistente administrativo, gestor de escritório ou assistente de gestão?

Estamos aqui para ajudar! A informação contida neste perfil de trabalho pode ajudá-lo a compreender estes importantes papéis.

Desde tarefas quotidianas a escalas salariais e dicas de entrevistas, temos tudo o que precisa para se sentir confiante, quer esteja a considerar funções administrativas pela primeira vez ou seja mais um profissional experiente.

O cargo de assistente administrativo pode oferecer espaço para alguns percursos profissionais. Por esta razão, é importante saber quais são as competências essenciais para o trabalho de preparação.

O que faz um auxiliar administrativo?

Os assistentes administrativos desempenham um papel fundamental na organização, gestão e funcionamento de um escritório.

A maioria dos assistentes administrativos são responsáveis por tarefas administrativas e organizacionais, tais como arquivar ficheiros, agendar marcações, escrever mensagens para outros empregados e redigir correspondência ou mensagens.

Os assistentes administrativos também fazem uso extensivo de computadores pessoais para trabalhar com folhas de cálculo, criar apresentações e relatórios e gerir bases de dados.

Dependendo da organização, os assistentes administrativos podem também estar envolvidos em compras, gestão de fornecimentos e trabalho com fornecedores.

Em última análise, os profissionais administrativos são a espinha dorsal e a alma de muitas organizações. Sem eles, os escritórios não funcionariam tão bem ou tão eficientemente.

Aqui está um exemplo de descrição de funções para um assistente administrativo:

Deveres/Responsabilidades

Rever e manter registos escritos e informáticos e efectuar a introdução de dados;
Assistência na coordenação das funções administrativas, orçamento integrado, pessoal, reuniões e trabalho de escritório;
Realização de investigação e recolha de informação;
Assistência em todas as tarefas domésticas, incluindo a contabilidade;
Ajudar na implementação de novos programas, métodos, procedimentos e sistemas;
Realização de auditorias e investigações fiscais e recolha de informações sobre questões administrativas;
Preparação de documentos e relatórios confidenciais – Redigir actas das reuniões;
Coordenar e agendar reuniões e conferências;
Coordenar as operações, incluindo aquisições, montagens, inventário, construção, montagens e eliminação;
Manter um inventário completo de todo o material de escritório e a exactidão do inventário;
Comunicar com os vendedores de propriedades para fazer reparações e melhoramentos.

Habilidades/qualificações

Na maioria dos casos, é necessário um diploma do ensino secundário. Um grau de associado de uma faculdade ou universidade acreditada é geralmente preferido, mas não exigido.
Capacidade de escrever uma percentagem específica de palavras por minuto;
Conhecimentos de design gráfico e edição electrónica;
Compreensão do Microsoft Office e/ou Google Workspace;
Capacidade de escrever de forma persuasiva;
Capacidade de preparar relatórios precisos;

Competências, indústria e procura

Aqui estão algumas das competências chave necessárias para se tornar um assistente administrativo: Comunicação oral, organização, gestão do tempo atenção aos detalhes…